Software para canchas sintéticas: qué debe tener, qué preguntar y cómo elegirlo sin equivocarse

Un software para canchas sintéticas se compara mal si se compara por lista de funciones: todos dicen "agenda", "reservas", "reportes". La diferencia está en tres cosas que no salen en el folleto: si la agenda garantiza que no haya cruces, si el WhatsApp entiende cómo habla la gente, y si una foto de transferencia es o no un pago. Construimos CanchaLibre sobre esas tres, y aquí está cómo evaluarlas en cualquier sistema.

1. La agenda: ¿quién garantiza que no haya cruces?

Si dos empleados —o dos clientes por WhatsApp— reservan la misma hora al mismo tiempo, ¿qué pasa? En muchos sistemas, los dos quedan, y se descubre cuando llegan los dos equipos. La garantía tiene que estar en la base de datos, no en el programa: aunque dos peticiones entren a la vez, solo una queda. Y tiene que entender canchas divisibles: si una mitad de la de fútbol 11 está ocupada, la completa no se vende. Pregunta: ¿qué pasa si dos personas reservan lo mismo al mismo tiempo?

2. WhatsApp: ¿entiende o solo responde?

"Hay cancha el sábado tipo 7 para 12" es una frase normal en Colombia y una que un bot de menú no entiende. El asistente tiene que entender texto libre y audios, preguntar una cosa a la vez, ofrecer la cancha que le sirve al grupo, y apartar. Y tiene que conectarse al número que la cancha ya tiene, por código QR, sin quitarle al dueño su WhatsApp. Pregunta: ¿entiende una nota de voz? ¿pierdo mi número? Más sobre esto en automatizar WhatsApp.

3. El abono: ¿la foto es un pago?

Un cliente manda la captura de una transferencia. Si el sistema la toma como pago, se juega gratis con capturas viejas o editadas. Lo correcto: entra como comprobante por verificar, la reserva queda apartada, y alguien que ve la cuenta la aprueba desde el celular. Pregunta: ¿quién aprueba el comprobante?

Lo demás que debe tener

• Caja por turno: lo que entró por reservas, por tienda, por qué medio, y el corte.
• Tienda con inventario si se vende gaseosa y cerveza: es margen que se pierde sin control.
• Clientes fijos (el equipo de todos los martes) con su horario protegido.
• Portal público por cancha, con horarios libres, precios y fotos, para que reserven sin escribir.
• Mantenimiento por horas de uso, no por calendario: cepillar, redistribuir caucho, descompactar.

Las preguntas para hacerle a cualquier proveedor

1. ¿Qué pasa si dos personas reservan la misma hora al mismo tiempo? (La respuesta correcta: solo una queda, y lo garantiza la base de datos.)
2. ¿Entiende una nota de voz?
3. ¿Pierdo mi número de WhatsApp?
4. ¿Quién aprueba un comprobante de transferencia?
5. ¿Entiende que mi cancha de 11 se divide en dos de 5?
6. ¿Puedo probar con mis canchas y precios reales antes de pagar?
7. ¿Qué pasa con mis datos si me voy?

Un proveedor que responde las siete con claridad tiene un producto. Uno que responde "eso se puede configurar" a todas, tiene una presentación.

Cómo se cobra, y qué es razonable

Lo razonable es un plan mensual por sede, sin permanencia, con prueba gratis con las canchas y precios reales. Un sistema que cobra por reserva encarece los meses buenos; uno que exige contrato anual antes de probar, desconfía de su propio producto. CanchaLibre se cobra así: por sede, al mes, con 14 días de prueba, y el detalle está en software para canchas sintéticas.