Política de Tratamiento de Datos Personales

Capítulo I — Identificación del Responsable

Capítulo II — Marco Normativo

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por las siguientes normas:

• Ley 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
• Decreto 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, en especial en cuanto a autorización del titular y aviso de privacidad.
• Decreto 1074 de 2015 (DUR Sector Comercio): Compila la regulación del sector comercio, industria y turismo, incluyendo protección de datos.
• Circular externa SIC 002 de 2015: Instrucciones sobre las medidas de seguridad de la información.
• Resolución 76434 de 2012 MINTIC: Sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.

Capítulo III — Principios que Rigen el Tratamiento

AI Company CO trata los datos personales conforme a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: El tratamiento es un proceso reglado que debe sujetarse a la ley.
• Finalidad: Los datos se recopilan con fines determinados, explícitos y legítimos, e informados al titular.
• Libertad: El tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular.
• Veracidad: Los datos deben ser verídicos, completos, exactos, actualizados y comprobables.
• Transparencia: El titular puede acceder en cualquier momento a la información sobre el tratamiento de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: Los datos solo pueden divulgarse conforme a la ley y según las finalidades autorizadas.
• Seguridad: Se adoptan las medidas técnicas y administrativas necesarias para proteger los datos.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva sobre los datos.

Capítulo IV — Bases de Datos Administradas

AI Company CO administra las siguientes bases de datos:

Capítulo V — Autorización del Titular

Conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, AI Company CO obtiene la autorización del titular antes o a más tardar al momento de la recopilación de sus datos personales.

La autorización se obtiene mediante:

• Formularios web con casilla de aceptación expresa y enlace a esta política
• Aceptación explícita por escrito en contratos de prestación de servicios
• Mensaje de WhatsApp o correo con aceptación explícita de las condiciones

La autorización se conserva en los sistemas de la empresa durante el período de tratamiento y por el tiempo legalmente requerido posterior.

Capítulo VI — Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la requiera.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Capítulo VII — Mecanismos para Ejercer los Derechos

Para ejercer sus derechos como titular, el peticionario debe enviar una solicitud escrita a:

Tiempos de respuesta: Las consultas se atenderán en un plazo máximo de 10 días hábiles. Las reclamaciones se atenderán en un plazo máximo de 15 días hábiles, prorrogables por otros 8 días hábiles cuando sea necesario.

Capítulo VIII — Seguridad de la Información

AI Company CO implementa medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para proteger las bases de datos contra riesgos como acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo para datos sensibles
• Control de acceso por roles — solo personal autorizado accede a cada base de datos
• Autenticación de doble factor en sistemas críticos
• Copias de seguridad periódicas y verificadas
• Contratos de confidencialidad con colaboradores y proveedores
• Revisión periódica de accesos y permisos

En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, AI Company CO notificará a los titulares afectados y a la SIC conforme a lo establecido en la normativa vigente.

Capítulo IX — Encargados del Tratamiento

AI Company CO puede contratar Encargados del Tratamiento (terceros que tratan datos en nombre y por cuenta nuestra). Estos encargados están sujetos a las mismas obligaciones de protección y se vinculan mediante contratos que incluyen cláusulas de protección de datos. Los principales encargados son proveedores de servicios de TI como herramientas de automatización, CRM, analítica web y comunicaciones.

Capítulo X — Vigencia de la Política y las Bases de Datos

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de mayo de 2025 y estará vigente mientras AI Company CO lleve a cabo sus actividades comerciales.

Las bases de datos objeto de tratamiento tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales, tributarias y contractuales que le sean aplicables.

AI Company CO se reserva el derecho de modificar esta política. Las modificaciones se publicarán en el sitio web y, cuando sean sustanciales, se informarán a los titulares por los canales disponibles.

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Política elaborada conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015. Cualquier consulta puede dirigirla a agencia@aicompanyco.com.