Capítulo I — Identificación del Responsable
Razón social: AI Company CO
Actividad: Agencia de automatización empresarial con inteligencia artificial. Servicios de desarrollo de software, automatización de procesos, marketing digital y consultoría tecnológica.
Correo electrónico: agencia@aicompanyco.com
WhatsApp: +57 321 267 4754
País: Colombia
Capítulo II — Marco Normativo
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por las siguientes normas:
- Ley 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
- Decreto 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, en especial en cuanto a autorización del titular y aviso de privacidad.
- Decreto 1074 de 2015 (DUR Sector Comercio): Compila la regulación del sector comercio, industria y turismo, incluyendo protección de datos.
- Circular externa SIC 002 de 2015: Instrucciones sobre las medidas de seguridad de la información.
- Resolución 76434 de 2012 MINTIC: Sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.
Capítulo III — Principios que Rigen el Tratamiento
AI Company CO trata los datos personales conforme a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: El tratamiento es un proceso reglado que debe sujetarse a la ley.
- Finalidad: Los datos se recopilan con fines determinados, explícitos y legítimos, e informados al titular.
- Libertad: El tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular.
- Veracidad: Los datos deben ser verídicos, completos, exactos, actualizados y comprobables.
- Transparencia: El titular puede acceder en cualquier momento a la información sobre el tratamiento de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: Los datos solo pueden divulgarse conforme a la ley y según las finalidades autorizadas.
- Seguridad: Se adoptan las medidas técnicas y administrativas necesarias para proteger los datos.
- Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva sobre los datos.
Capítulo IV — Bases de Datos Administradas
AI Company CO administra las siguientes bases de datos:
| Base de datos | Tipo de titular | Datos tratados | Finalidad |
|---|---|---|---|
| Clientes | Personas naturales y jurídicas que contratan servicios | Nombre, correo, teléfono, empresa, NIT, dirección | Prestación de servicios, facturación, comunicación |
| Prospectos / Leads | Personas interesadas en nuestros servicios | Nombre, correo, teléfono, empresa, mensaje | Atención comercial, propuestas, seguimiento |
| Proveedores | Personas naturales o jurídicas que prestan servicios | Nombre, NIT/CC, correo, teléfono, datos bancarios | Gestión de proveedores, pagos, contabilidad |
| Visitantes web | Personas que navegan por aicompanyco.com | IP, cookies, páginas visitadas, dispositivo | Analytics, mejora del sitio, remarketing |
| Suscriptores | Personas suscritas a comunicaciones | Nombre, correo electrónico | Email marketing, contenidos de valor |
Capítulo V — Autorización del Titular
Conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, AI Company CO obtiene la autorización del titular antes o a más tardar al momento de la recopilación de sus datos personales.
La autorización se obtiene mediante:
- Formularios web con casilla de aceptación expresa y enlace a esta política
- Aceptación explícita por escrito en contratos de prestación de servicios
- Mensaje de WhatsApp o correo con aceptación explícita de las condiciones
La autorización se conserva en los sistemas de la empresa durante el período de tratamiento y por el tiempo legalmente requerido posterior.
Capítulo VI — Derechos del Titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la requiera.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Capítulo VII — Mecanismos para Ejercer los Derechos
Para ejercer sus derechos como titular, el peticionario debe enviar una solicitud escrita a:
Canal principal: Correo electrónico a agencia@aicompanyco.com con asunto: "Ejercicio de Derechos — Ley 1581"
Canal alternativo: WhatsApp +57 321 267 4754
Información que debe incluir la solicitud:
— Nombre completo del titular
— Documento de identidad
— Descripción del derecho que desea ejercer
— Dirección de contacto para enviarle la respuesta
Tiempos de respuesta: Las consultas se atenderán en un plazo máximo de 10 días hábiles. Las reclamaciones se atenderán en un plazo máximo de 15 días hábiles, prorrogables por otros 8 días hábiles cuando sea necesario.
Capítulo VIII — Seguridad de la Información
AI Company CO implementa medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para proteger las bases de datos contra riesgos como acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida:
- Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo para datos sensibles
- Control de acceso por roles — solo personal autorizado accede a cada base de datos
- Autenticación de doble factor en sistemas críticos
- Copias de seguridad periódicas y verificadas
- Contratos de confidencialidad con colaboradores y proveedores
- Revisión periódica de accesos y permisos
En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, AI Company CO notificará a los titulares afectados y a la SIC conforme a lo establecido en la normativa vigente.
Capítulo IX — Encargados del Tratamiento
AI Company CO puede contratar Encargados del Tratamiento (terceros que tratan datos en nombre y por cuenta nuestra). Estos encargados están sujetos a las mismas obligaciones de protección y se vinculan mediante contratos que incluyen cláusulas de protección de datos. Los principales encargados son proveedores de servicios de TI como herramientas de automatización, CRM, analítica web y comunicaciones.
Capítulo X — Vigencia de la Política y las Bases de Datos
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de mayo de 2025 y estará vigente mientras AI Company CO lleve a cabo sus actividades comerciales.
Las bases de datos objeto de tratamiento tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales, tributarias y contractuales que le sean aplicables.
AI Company CO se reserva el derecho de modificar esta política. Las modificaciones se publicarán en el sitio web y, cuando sean sustanciales, se informarán a los titulares por los canales disponibles.
Política elaborada conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015. Cualquier consulta puede dirigirla a agencia@aicompanyco.com.