Una droguería vende miles de referencias, muchas con fecha de vencimiento, varias con precio regulado, y fía. Un software genérico de punto de venta cuenta unidades y cobra; lo que no hace es avisar que el lote de amoxicilina vence en treinta días, ni llevar lo que debe la señora de la esquina, ni armar el pedido al distribuidor con lo que de verdad se está acabando.
Aquí está lo que un sistema para droguería tiene que resolver, en el orden en que duele.
Lotes y vencimientos: lo primero
Un producto vencido en el estante es plata perdida y un riesgo legal. El inventario tiene que llevar lote y fecha por entrada, no un total por producto, para que el sistema pueda decir "de este medicamento hay 40 unidades, 12 vencen en 25 días" y sugerir venderlas primero. Es la diferencia entre un inventario y un contador.
Fiado por cliente, con límite
La droguería de barrio fía. Lo fiado suele vivir en un cuaderno, y cuando el cuaderno se pierde o se moja, se pierde la plata. El sistema lleva el saldo por cliente, con un límite que el dueño define, y recuerda por WhatsApp cuando corresponde, sin que nadie tenga que llamar. Es el mismo módulo de cartera que usamos en ferreterías: quién debe, cuánto, desde cuándo.
Caja por turno
Con dos o tres personas rotando, "faltó plata" no tiene dueño si no hay corte por turno. Cada turno abre con una base, registra ventas por medio de pago (efectivo, Nequi, tarjeta), gastos de caja, y cierra con lo contado contra lo que el sistema dice que debería haber. La diferencia queda registrada con nombre.
Pedidos al distribuidor con datos
El pedido semanal se arma hoy mirando el estante. Con rotación real por producto —qué se vende, cuánto, cada cuánto— el sistema propone el pedido: lo que está por debajo del mínimo y lo que se va a agotar antes de la próxima entrega. Se revisa en cinco minutos en vez de una hora.
Un día con el sistema
7 a.m.: la regente abre el turno con la base en caja. El sistema le muestra tres productos que vencen en menos de treinta días y dos que están por debajo del mínimo. 10 a.m.: doña Marta compra 42.000 y pide fiado; el sistema muestra que debe 38.000 de hace dos semanas y que su límite es 100.000; se registra. 2 p.m.: llega el distribuidor; la entrada se registra por lote con fecha de vencimiento, y el costo actualiza el margen. 6 p.m.: cambio de turno; se cuenta, el sistema dice cuánto debería haber por medio de pago, la diferencia queda con nombre. 8 p.m.: el dueño, desde la casa, ve la venta del día por producto y el pedido sugerido para mañana. Nada de eso requirió Excel.
Por dónde empezar
Por el inventario con lotes. Es la semana pesada —hay que contar y cargar con fecha de vencimiento— pero sin ella nada de lo demás es confiable. Después, caja por turno, que se usa desde el primer día. Después, cartera, migrada del cuaderno cliente por cliente. El pedido sugerido llega solo cuando hay un mes de ventas registradas.
Lo que no hace falta al principio
Facturación electrónica integrada, control de fórmulas, programa de puntos. Todo eso se puede agregar; lo que no se puede es empezar por ahí. El orden que funciona es inventario con vencimientos, caja por turno, cartera, y después lo demás. Un sistema se entrega por módulos, en producción: el primero se usa mientras se construye el siguiente. Así trabajamos los sistemas a la medida.
¿El inventario de tu droguería vive en la cabeza del regente?
Revisamos lotes, vencimientos, fiado y caja, y definimos el primer módulo. Sin costo.
Conversar sobre mi drogueríaPreguntas frecuentes
¿El sistema avisa los vencimientos?
Sí, si lleva lote y fecha por cada entrada. Muestra qué vence en los próximos días y sugiere venderlo primero.
¿Lleva lo fiado?
Sí: saldo por cliente, límite definido por el dueño, y recordatorios por WhatsApp en horario comercial.
¿Se puede empezar sin facturación electrónica?
Sí. Lo primero es inventario, caja y cartera; la facturación electrónica se integra después con el proveedor autorizado que la droguería elija.