En un taller la información vive en un tablero, en un cuaderno de repuestos y en la memoria del jefe de patio. Cuando el cliente pregunta "¿cómo va mi carro?" o "¿por qué me cobran esto?", hay que reconstruir la historia. Un sistema para taller no es un programa de facturar: es la orden de trabajo como centro de todo.
La orden de trabajo es el sistema
Todo cuelga de ella: el vehículo (placa, kilometraje, historial), el diagnóstico, la cotización, los repuestos que se usan, la mano de obra por mecánico, las fotos del antes y el después, y el estado (en diagnóstico, esperando aprobación, en reparación, listo). Si la orden está bien hecha, "¿cómo va mi carro?" se responde solo.
Cotización aprobada por WhatsApp
El taller cotiza, el cliente aprueba —o no— por WhatsApp, y esa aprobación queda en la orden. Nada de "yo nunca autoricé eso". Si aparece un daño adicional a mitad de la reparación, se agrega a la orden, se cotiza y se pide aprobación otra vez, con registro. Es el mismo principio del asistente de WhatsApp que usamos en otros sistemas: la conversación queda ligada al dato, no suelta en un chat.
Repuestos: lo que entra, lo que sale y a qué orden fue
El inventario de repuestos se descuenta cuando se usa en una orden, no al final del mes de memoria. Así se sabe qué se compró para un carro específico (y se cobra), qué es stock del taller, y qué se está acabando. El margen por repuesto queda visible por orden.
Mano de obra por mecánico
Cada tarea de la orden tiene un mecánico y un tiempo. Al cierre de quincena, el sistema dice cuánto produjo cada uno, sin sumar a mano. Si el taller paga por porcentaje, la liquidación sale de ahí.
La orden de un carro, de principio a fin
Entra un carro con ruido en la suspensión. Se abre la orden con placa y kilometraje; el mecánico diagnostica y registra: amortiguadores delanteros y una bujía. El sistema arma la cotización con el repuesto (del inventario, con su costo y margen) y la mano de obra (dos horas de Andrés), y la manda por WhatsApp al cliente con una foto del amortiguador vencido. El cliente aprueba a las 11:20; la aprobación queda en la orden. A mitad de la reparación aparece un terminal partido: se agrega, se cotiza el adicional, se aprueba igual. Al cerrar, la cuenta es la orden: repuestos, mano de obra, IVA. Se cobra por Nequi, entra a la caja del día, y las dos horas de Andrés quedan para su liquidación de quincena. Si el cliente vuelve en seis meses, el historial de la placa está ahí.
Por dónde empezar
Por la orden de trabajo, sin repuestos ni mano de obra todavía: solo vehículo, diagnóstico, estado y cotización aprobada por WhatsApp. Eso ya elimina el "yo no autoricé eso". La segunda fase agrega repuestos descontando inventario; la tercera, mano de obra por mecánico y liquidación. En cada fase el taller sigue operando; nada se detiene para "implementar".
Qué medir el primer mes
Órdenes abiertas más de una semana (deberían bajar), repuestos cobrados contra repuestos descontados de inventario (deberían coincidir), y cotizaciones aprobadas por WhatsApp contra reclamos por cobros "no autorizados" (deberían llegar a cero). Tres números que el dueño puede mirar en cinco minutos un lunes.
Cobro y caja
La orden cerrada es la cuenta: repuestos, mano de obra, IVA si aplica. Se cobra por el medio que sea y queda en la caja del día. Lo que el cliente quedó debiendo va a cartera con recordatorio. Con eso, la pregunta "¿cuánto ganó el taller este mes?" tiene respuesta sin abrir Excel.
¿Tu taller vive en un tablero y un cuaderno?
Revisamos órdenes, repuestos, mano de obra y cobro, y definimos por dónde empezar.
Conversar sobre mi tallerPreguntas frecuentes
¿El cliente puede aprobar la cotización por WhatsApp?
Sí, y la aprobación queda registrada en la orden de trabajo. Los adicionales se cotizan y aprueban igual.
¿Lleva el historial por placa?
Sí. Cada vehículo tiene sus órdenes anteriores, kilometraje y lo que se le ha hecho.
¿Sirve para liquidar a los mecánicos?
Sí, si cada tarea de la orden tiene mecánico y valor. La liquidación por quincena sale del sistema.