¿Cuánto cuesta un software a la medida en Colombia? Rangos reales y lo que los mueve

Nadie publica precios de software a la medida porque cada sistema es distinto. Eso es verdad, y también es una excusa para no dar rangos. Aquí van los rangos que se ven en Colombia para pymes, de qué dependen, y cómo leer una cotización para saber si es cara o barata.

De qué depende el precio

• Cuántos procesos distintos cubre. Inventario solo, o inventario más producción más cartera más caja. Cada uno es un módulo.
• Cuánta lógica propia tiene cada proceso. Contar unidades es simple; convertir metros cúbicos a pulgadas con merma, o repartir 37 jugadores en mesas de 9, no.
• Cuántas personas lo usan y desde dónde. Un panel para la oficina, más un bot para la planta, más un portal para el cliente, son tres interfaces.
• Con qué se conecta. Facturación electrónica, pasarela de pagos, WhatsApp, contabilidad.
• Qué tan limpios están los datos de partida. Migrar un inventario de un cuaderno cuesta.

Los rangos que se ven en Colombia

Tipo de sistema	Rango de construcción (COP)	Ejemplo
Un módulo operativo (inventario con reglas propias, o agenda con reservas)	5 a 12 millones	Un inventario por peso para una empresa de corte
Sistema de operación completo para una pyme (inventario, producción, cartera, caja, reportes, WhatsApp)	15 a 40 millones	El sistema de un depósito de madera o de una empresa de corte láser
Sistema multiempresa para vender por suscripción	Desde 40 millones	Un producto como CanchaLibre

Son rangos de lo que hemos cotizado y entregado y de lo que vemos en el mercado para pymes; no una tabla oficial. Un sistema de operación completo para una empresa mediana en nuestra experiencia se ha ubicado alrededor de los 20 millones. Lo que no debe pasar es que la cotización escale linealmente con "horas": se cotiza por módulos y por lo que cada uno resuelve.

El mantenimiento

Un sistema en producción necesita servidor, base de datos, copias de seguridad, monitoreo y alguien que responda cuando algo falla o cambia una regla. Eso es un costo mensual: en nuestro caso, el soporte y la operación parten de $150.000 COP al mes según el tamaño del sistema. Un proveedor que no cobra mantenimiento o no lo menciona va a cobrarlo de otra forma o va a desaparecer.

Cómo leer una cotización

• ¿Está por módulos, con lo que cada uno resuelve? Si es un solo número, no se puede comparar ni recortar.
• ¿Dice qué se entrega en producción y cuándo? "Al final" es mala señal; "primer módulo en semanas" es buena.
• ¿Incluye migración de datos? ¿Capacitación? ¿Documentación?
• ¿El código y la base de datos quedan del cliente? Debe decirlo por escrito.
• ¿Qué cuesta el mantenimiento y qué incluye?
• ¿Qué se compra en vez de construir? (Contabilidad, facturación electrónica, pasarela). Construir eso es cobrar de más.

Lo que abarata un sistema sin recortarlo

Tener los datos limpios antes de empezar (un inventario contado vale una semana de trabajo). Decidir bien qué se compra en vez de construir. Empezar por un módulo y medir antes de pedir el siguiente. Y tener a una persona del negocio que responda preguntas rápido: cada día que una pregunta espera respuesta es un día de construcción parada que alguien paga.

Lo que se paga dos veces si se decide mal

El error caro no es pagar mucho: es pagar por un sistema que no resuelve la operación y terminar con un Excel al lado. Antes de cotizar, la pregunta correcta es si la operación cabe en un genérico. Cómo decidirlo está en software a la medida o genérico, y los errores que hemos visto al contratar están aquí.